Un logiciel de location saisonnière pour une gestion efficace de vos réservations

Le métier de la location saisonnière requiert de bons outils pour réaliser une gestion efficace.

Que vous soyez nouveau dans la location de courte durée ou bien expérimenté, tous les propriétaires de locations saisonnières ont besoin d'être secondés par des logiciels.

Les fonctionnalités intégrées au sein d’un même outil permettent d’automatiser ou réaliser rapidement la plupart des tâches quotidiennes pour:

• promouvoir vos locations
• traiter rapidement les demandes de séjours
• communiquer avec vos clients
• établir et faire signer le contrat de location
• suivre les paiements
• anticiper et préparer le séjour
• facturer et suivre vos ratios financiers de résultat

Avoir tous vos séjours réservés en un seul endroit est également un atout majeur pour travailler dans le domaine des meublés de tourisme.

C’est ce qui a motivé la création des outils Gîte et Bien. En effet, on trouve beaucoup de moteurs pour réserver sur le web. Mais tous ces outils sont insuffisants car ils vous lâchent sans aucune fonctionnalité pour toute la gestion ou les fonctionnalités fournies sont pauvres.

C’est le cas pour la facturation par exemple : votre outil sait-il gérer la TVA ? le multi-taux de TVA ? pouvez-vous faire des avoirs ? Générer une facture acquittée ? L'envoyer par email au client ? respecter les règles demandées par l’administration fiscale ?, etc …

Non assurément, aucun logiciel n’est aussi pointu que ce qu’apporte Gîte et Bien parce qu’il est pratiqué par de nombreux propriétaires et bénéficie d’une longue expérience et d’une grande expertise.

Quels outils pour la location saisonnière ?

L’objectif est d’accompagner les propriétaires avec une aide intégrée de A à Z dans leur fonctionnement quotidien. Au sein du logiciel, plusieurs outils vont être mis à votre disposition :

• décrire vos hébergements
• calendrier des locations
• tarifs et calendrier des disponibilités
• structure tarifaire simplement élaborée
• services complémentaires à l’hébergement
• synchronisation des calendriers avec les différents OTA
• En option, votre site internet Pro

La description des hébergements

Avant d’entamer la rédaction de vos annonces, la première étape est de détailler ses hébergements.

En cliquant sur quelques icônes, vous allez réaliser une description structurée de vos établissements. Vous allez rassembler vos plus belles photos dans un album propre à chaque hébergement.

L’objectif est de mettre en valeur vos hébergements tout en précisant leurs caractéristiques.

En plus de votre fiche descriptive et de votre site internet, la description structurée apporte un véritable atout.

L’ensemble des photos ajoutées dans la description structurée seront automatiquement mises en ligne sur votre site internet. Et ceci sans aucune intervention.

Calendrier des réservations

Afin de mieux vous y retrouver, le logiciel vous permet de retrouver l’ensemble de vos séjours réservés sur un calendrier central qui vous fait gagner un temps précieux.

Son aspect pratique est marqué par son interactivité. En passant simplement votre souris sur une date, vous aurez un résumé complet du séjour. En un clic, vous entrez dans le détail du séjour.

Le calendrier s’adapte à votre travail. Vous affichez toutes vos propriétés en location sur même planning pour visualiser rapidement les disponibilités ; Mais vous pouvez également afficher un calendrier condensé pour un gîte ou un calendrier de type mural.

Une fois votre tarification définie, le planning permet de créer rapidement un nouveau séjour, par exemple quand vous répondez à un prospect au téléphone et lui faites une offre de séjour.

Le calendrier des locations est un vrai atout pour votre métier de loueur en courte durée.

Un Channel Manager pour synchroniser tous vos calendriers de réservation

Il est également possible de synchroniser tous vos calendriers, notamment parce que vous allez vous référencer sur des plateformes d’annonce et d'avis comme Airbnb et Booking ou encore Abritel.

Votre calendrier Gîte et Bien devient votre point central et échange avec chaque plateforme très régulièrement pour voir si des nouveaux séjours ont été réservés et met à jour le planning.

Ainsi par exemple un séjour vendu sur booking sera marqué sur votre calendrier Gîte et Bien et en rebond bloquera les périodes correspondantes également sur les autres plateformes que vous avez liées.

Ceci vous évite d’avoir du surbooking (doublons sur les plannings) et vous fait ainsi gagner un temps précieux.

Il existe des solutions et logiciels de channel manager qui vous permettent également de diffuser vos tarifs mais nous estimons que cela n’est commode que pour les appartements en Airbnb dans les grandes villes qui finalement s’apparentent à la concurrence aux hôtels.

Il vaut mieux conserver toute votre autonomie sur chaque plateforme pour en tirer meilleur parti.

Tarifs et calendrier des disponibilités

Le calendrier des disponibilités est très utile. Il vous permet pour chaque type de séjour et tarif de définir les jours possibles d’arrivée dans vos hébergements.

Avoir une souplesse de précision dans vos tarifs permet d’obtenir de meilleurs revenus avec des offres saisonnières adaptées.

La plupart des plateformes fonctionnent avec des tarifs à la nuitée et proposent pour certaines des options plus adaptées pour les gîtes avec des tarifs à la semaine.

Dans l’outil Gîte et Bien, vous avez une grande liberté de manœuvre en la matière pour proposer des locations avec une tarification adaptée en fonction des fériés, des week-ends et des périodes particulières de l’année.

Vous aurez besoin de définir des saisons tarifaires pour ajuster votre tarification.

Une structure tarifaire personnalisée

Avec l’aide du logiciel de location saisonnière, vous allez préciser les types de séjour que vous souhaitez. Que vous soyez propriétaire de chambres d'hôtes ou de gîtes, vous avez la capacité à définir précisément les tarifs d'hébergement.

La structure tarifaire est souple pour mettre en place des tarifs simples à la nuitée et à la semaine. Ce sont les structures tarifaires qui ressortent le plus.

L'intérêt de structurer ses tarifs permet une meilleure activité de votre location saisonnière.

Le plus souvent vous allez définir:

• des séjours à la semaine
• des nuitées
• des séjours de 2 nuitées ou plus comme par exemple le week-end

Lors de la configuration de votre type de séjour, vous allez pouvoir indiquer des réductions automatiques en fonction de la durée du séjour.

Par exemple, si vous créez un séjour d’une semaine, vous pouvez faire le choix d’instaurer une réduction de 10% sur le séjour si plus de 2 semaines et plus.

Le prix que vous définissez pour un type de séjour (et pour chaque location) vous apportera une tarification dynamique en fonction du contexte: plus cher le week-end, prix adapté en fonction du nombre de personnes participant au séjour.

Services complémentaires à l’hébergement

Lors de l’enregistrement d’un séjour sur vos sites web ou bien pendant le séjour, les propriétaires ont besoin que leur moteur de réservation propose aux vacanciers des options d’achat supplémentaires.

Parmi les plus fréquentes :

• le ménage de fin de séjour
• le linge de toilette
• les draps
• la table d’hôtes

Mais ce ne sont là que quelques exemples courants. Les fonctionnalités du système de gestion de location incluent de multiples options pour embrasser tous les cas.

Peu importe les services complémentaires, chaque hébergement à ses particularités.

Le logiciel de location saisonnière permet la création de n’importe quel type de services.

Un site web professionnel qui permet de réserver directement

Un site référencé sur Internet pour une réelle promotion de vos meublés de tourisme !

C'est une évidence : un beau site internet, qui répond aux habitudes de recherche des vacanciers et inclut un moteur pour réserver est un atout primordial pour obtenir plus de réservations directes.

Lorsque vous décidez de faire votre site Internet par Gîte et Bien, vous obtenez un site à allure professionnelle. L’ensemble des éléments qui donnent envie aux visiteurs sont visibles.

Attention aux promesses non tenues des sites proposant de vous faire votre site Internet gratuitement ou en 5 minutes. Cela ne produit que du préfabriqué à partir des informations que vous allez saisir dans un configurateur.

Il faut que votre site web ait du caractère, donne envie d’y aller, reflète bien votre style. Et pour obtenir cela, il faut un graphiste et un webmaster.

Lorsque vous optez pour la réalisation de votre site par une agence web, comptez un budget entre 2000 et 5000 euros pour la réalisation. Ooops ! Ce n’est évidemment pas dans tous les budgets mais comprenez que le travail d’un graphiste et d’un webmaster, ce n’est pas gratuit. Le référencement est également un facteur de coût important.

C’est pour cela que Gîte et Bien propose une formule très peu coûteuse, avec un prix lissé par mois parce que quand on démarre l’activité, il y a plein d’autres achats à effectuer.

Il faut bien évidemment rester méfiant sur les outils qui promettent un module de prise de séjour sur votre site mais qui ne proposent pas les outils pour les acomptes, soldes, facturations ou encore le contrat de location.

Le site Internet qui marche en version PC, tablettes et smartphones. La navigation adaptée est une page d’accueil qui donne envie, des pages de descriptions pour chaque hébergement, une page tourisme pour ceux qui ne connaissent pas et des informations pratiques pour réserver.

Chaque page propose des invitations à la proposition de séjours et donc de la vente.

Le site Internet est évidemment aux normes du moment, avec CGV, mentions légales et RGPD.

Il apporte de la crédibilité à votre activité et parmi toutes vos annonces, ce sera la version la plus dynamique et lucrative. Mais surtout, c’est souvent la première chose qu’observent les futurs locataires de vos propriétés. Son importance est capitale.

Gîte et Bien propose une offre un service au top pour les loueurs avec une prestation incluant tout: nom de domaine, hébergement, rédaction, logo, intégrations, maintenance, changements de version.

Gestion facile de toutes vos réservations au même endroit

Quand vous êtes propriétaire d’une ou plusieurs activités de location, il est toujours pratique de gérer facilement les locations en un seul endroit.

La gestion de chacune des étapes depuis la vente du séjour jusqu’à la comptabilisation est primordiale.

Avec le logiciel, vous allez pouvoir gagner du temps et réaliser ces étapes en un seul endroit :

• enregistrement du séjour en ligne
• paiement sécurisé par CB sur votre site internet
• moteur de réservation intelligent
• fiches client pratiques
• édition automatique du contrat de location par e-mail, signature électronique
• suivi des paiements de l’acompte et du solde
• calcul automatique de la taxe de séjour
• système de facturation complet et aux normes
• des listes intelligentes pour chaque activité: relances, facturation, …
• tableau de bord et statistiques sur votre activité
• todo-list automatique des actions de suivi des locations
• exportation des données vers Excel

Ajoutez le paiement CB sécurisé sur votre site Internet

Après la création d’un site Internet mettant en valeur votre hébergement, il est maintenant nécessaire d’y ajouter le paiement en ligne sécurisé. Les clients pourront payer leur séjour, l’acompte ou encore le solde de leur réservation par carte bancaire.

Si vous êtes propriétaire d’une chambre d'hôtes, les clients s’attendent à pouvoir payer directement en ligne leur séjour. Une manière de procéder un peu comme celle des hôtels.

Pour les locataires voulant accéder à un séjour dans un gîte, ce sera utile pour payer l’acompte et le solde. La capacité de réserver en direct sur le web est pratique pour les vacanciers mais également pour les hôtes.

En laissant un accès direct pour les réservations sur vos pages de site, votre activité de location saisonnière sera plus attractive.

Il y a beaucoup de paramètres à prendre en compte dans le paramétrage du moteur de réservation. Tout cela est utile pour guider les prospects. Vous allez retrouver :

• deadline de paiement du solde avant l’arrivée
• deadline de validation du contrat de location et de paiement de l'acompte
• Restriction des moyens de paiement pour une réservation en ligne
• Montant par défaut de l’acompte
• Préférence pour les moyens de paiement et le montant de l'acompte en fonction de la proximité du séjour

Nous proposons un système de paiement par carte bancaire qui fonctionne avec toutes les banques. C’était indispensable car compte-tenu du nombre de propriétaires, il aurait fallu intégrer le système particulier de chaque banque.

La solution que nous avons retenue permet de ne payer que si l’on s’en sert et ne vous coûtera pas des frais fixes mensuels.

Moteur de réservation intelligent multi-hébergements

Le moteur de réservation est un peu votre petit Airbnb personnel et votre assistant commercial pour répondre aux vacanciers. Il propose le séjour demandé mais va également proposer d’autres séjours disponibles aux dates demandées ou à des dates proches, comme vous le feriez par exemple au téléphone.

Si un de vos hébergements (gîte ou une chambre d'hôtes) sont déjà réservés aux dates souhaitées, les autres hébergements disponibles seront proposés. Vous allez pouvoir comptabiliser un maximum de réservation ! Au lieu de refuser une réservation sur un hébergement, vous allez pouvoir proposer une autre option.

Si le séjour n’est pas possible, le système pour réserver va alors vous proposer des séjours aux dates les plus proches. Dans le cas des clients, ils pourront alors décaler leurs séjours de quelques jours mais auront bien un accès à l’hébergement. Tout cela, c’est le moteur qui s’en occupe.

Des fiches client pratiques et faciles à retrouver

Notez pour retenir les habitudes et certaines particularités de vos locataires !

Ce qui plaît, ce qui c’est bien ou mal passé. Vous allez pouvoir rassembler un maximum d’informations sur votre clientèle et chaque séjour dans le CRM :

• leurs noms
• leurs coordonnées
• adresse email
• numéros de téléphone
• habitudes

Mais cela ne s'arrête pas là. Vous pouvez préciser des mots clés, prendre des notes ou encore garder en mémoire d’autres noms si plusieurs familles sont venues. Pour ne rien oublier, vous pouvez assimiler des couleurs à certains locataires.

Mais aussi prendre des notes plus importantes sur chacune des réservations du client.

Les fiches pratiques permettent de créer un lien avec vos vacanciers, effectuer des attentions et mieux connaître leurs habitudes.

Edition automatique du contrat de location et envoi par e-mail

Que vous preniez une réservation au téléphone ou que ce soit une réservation en ligne, le logiciel permet d’éditer et d'envoyer automatiquement le contrat de location à votre client.

Le client n’aura plus qu’à le valider en ligne.

Pour le contrat, il est formé de 3 documents :

• conditions générales de location (CGV)
• conditions particulières (prix, dates, durée, hébergements, contractants)
• la fiche descriptive du bien loué

Nous proposons une solution de signature électronique, disons d’une empreinte digitale de la validation des documents du contrat. Certes, cela ne remplacera jamais la signature papier mais c’est déjà mille fois mieux que le rien du tout proposé par Booking et Airbnb alors qu’il ne faut jamais oublier que même si vous passez par eux, il s’agira toujours d’un contrat de location entre vous et vos locataires, les plateformes n’étant que des commissionnaires de vente.

Suivi des paiements de l’acompte et du solde

Vous allez avoir besoin d’une fonctionnalité de suivi des paiements pour l’acompte, le solde et les extras de chaque séjour. Et là également, le logiciel de gestion locative saisonnière “Gîte et Bien” vous apporte des fonctionnalités bien plus évoluées :

• La possibilité de plusieurs paiements pour une même réservation
• Les paiements groupés de plusieurs réservations

Et pour chaque paiement, vous pourrez noter votre avancement, comme par exemple le suivi des envois de vos chèques vacances à l’ANCV, les chèques que vous avez retournés au client en cas d’annulation, des remboursements, etc …

Les réservations sont classées. Vous retrouvez facilement ce quil reste à régler et le tableau de bord vous apporte la vision de votre trésorerie.

Les moyens de paiements sont :

• les chèques bancaires
• les chèques vacances papier et connect
• les virements
• Les paiements par carte bancaire
• les espèces

Vous retrouvez également votre grand livre des paiements que vous pourrez filtrer par réservation, client, dates, etc…

Calcul automatique de la taxe de séjour

Les loueurs se questionnent souvent sur la taxe de séjour. Et encore plus sur son calcul. Pas de panique ! Le logiciel calcule automatiquement la taxe de séjour.

Que votre hébergement soit classé ou non classé, le logiciel prend tout en compte.

Vous allez définir les éléments pour calculer automatiquement la taxe de séjour lors de la création des réservations. Si votre hébergement est classé, vous précisez :

• la date d’effet d’évolution du montant de la taxe
• le prix en euro par adulte et par nuitée
• la période d’application
• la taxe départementale

S’il n’est pas classé :

• la date d’effet
• la taxe au pourcentage définie par la mairie
• la taxe départementale
• la période d’application

Pendant le séjour, vous pouvez bien évidemment effectuer des ajustements de cette taxe de séjour.

Système de facturation complet et aux normes pour vos séjours

Lors de la fin du séjour, vous pouvez émettre une ou plusieurs factures et avoirs pour vos séjours.

Vous allez prendre en compte les extras consommées pendant le séjour et en quelques clics vous pouvez éditer la facture.

Sur cette facture vous retrouvez toutes les informations du séjour. Une fois la facture prête, vous allez l’éditer et l’envoyer à votre client.

Avant de valider la facture, vérifiez les informations du séjour !

Les factures et leur numérotation sont conformes aux exigences de l’administration.

Des listes intelligentes et une todo-list pour faciliter votre travail

En période de fortes activités, les réservations s'enchaînent. Il est parfois compliqué de s’y retrouver. Avec les listes intelligentes, vous allez gagner un temps fou.

Vous naviguez dans vos dossiers de manière fluide entre les réservations, les clients et le calendrier.

Les virements en attente ? Les prochaines arrivées ? Les réservations en attente ? Vous allez vous y retrouver facilement et cela avec l’aide des listes intelligentes.

Sur le logiciel, et certains loueursles utilisent beaucoup, vous pouvez mettre des post-its sur les réservations. Vous n’oublierez pas les actions à faire.

Quant à la todo-list, son utilité est indispensable. Elle vous permet de rester à jour et de garder la main sur les réservations en retard dans votre suivi. Vous allez rester serein dans votre activité de location.

Tableau de bord et statistiques sur votre activité de location saisonnière

Le tableau de bord est un récapitulatif de votre saison.

Vous allez retrouver le chiffre d’affaires comprenant :

• Chiffre d’affaires Brut
• commission OTA
• taxe séjour OTA
• chiffre d’affaires Net de commission OTA et taxes de séjour
• total des paiements enregistrés

Dans le tableau de bord se trouve également une Todo-List, pense bêtes des actions à faire sur votre activité

Cela peut concerner les contrats à envoyer, les réservations en cours de création, les réservations en attente de solde…

Puis vous retrouvez une partie qui intéresse beaucoup les loueurs en courte durée, il s’agit des statistiques.

Vous allez retrouver les comparatifs par rapport aux différentes saisons, le taux de remplissage ou encore d’autres informations concernant les canaux de vente.

Les statistiques permettent d’appréhender vos résultats. Elles sont cumulables sur toutes vos années d’exploitation.

Exportation des données vers Excel

De nombreux exports excel sont disponibles et cela à tout moment. L’objectif est d’obtenir la liste des clients, des réservations, du chiffre d’affaires, des factures…

Il y a un aspect très pratique d’exporter ses données. Afin de garder une trace des clients, des réservations et d’effectuer des comparatifs, il est conseillé de réaliser cette étape.

Certains exports excel sont très appréciés des loueurs lorsqu’il s’agit de fournir des informations à la comptabilité ou de faire des intégrations avec d’autres applications.

Des outils pour communiquer avec vos clients

C’est l’un des aspects importants pour les hôtes ! La communication avec sa clientèle et le déroulement de A à Z d’un séjour. La gestion des arrivées et des départs doit être efficace pour rien n’oublier.

Une bibliothèque d’e-mails et documents personnalisables

Vous pouvez retrouver une bibliothèque d’emails et de documents permettant de traiter toutes les situations. Mais il est possible de les personnaliser à vos couleurs et à votre style de communication.

Un système très complet de variables permet de construire des templates d’e-mails et documents qui s’adaptent à chaque réservation, un peu à la manière du publipostage sur Word.

La création de documents et d’e-mails sont également possibles. Et ceci pour chacun de vos clients et avec les informations que vous désirez.

Cette solution de messagerie centralisée automatisée permet de plus facilement de s’y retrouver mais également de créer un lien avec le client. Un vrai plus par rapport aux autres logiciels du marché.

Le système d’envoi vous prévient que les clients ont bien reçu le mail mais également s’ils ont cliqué sur le cas échéant.

Vous pouvez également automatiser l’envoi d’emails en fonction de la date du séjour pour, par exemple, proposer un itinéraire et rappeler les heures d’arrivée prévues et les points importants à vos clients.

Historiser le fil de vos communications avec chaque client

Pour chaque réservation, vous allez prendre connaissance des e-mails envoyés. Vous allez noter vos différentes communications afin de vous souvenir des points importants.

Peu importe le style de communication que vous avez eu avec le client, vous pouvez les historiser pour vous y référer ultérieurement.

Si vous avez échangé il y a quelques mois avec des clients et pris plusieurs réservations, ce ne sera pas un tas de notes sur votre bureau mais un suivi organisé dans chaque fiche séjour sur l’outil.

Le logiciel dispose de tous les éléments pour que vous deveniez un propriétaire efficace et un hôte attentif à sa clientèle d’habitués.

Une fiche pour suivre les arrivées et les départs

Quand une réservation s’effectue, imprimez la fiche arrivée/départ. Cette fiche résume les informations sur la réservation. Sur cette dernière, vous retrouverez également les services complémentaires que votre client a achetés.

Lors du séjour des vacanciers, vous noterez les extras du client et ferez signer cette feuille. Elle vous sera utile pour établir la facture. Cette fiche donne un aspect très professionnel.

Espace personnel privé de suivi de la réservation pour vos locataires

A l’instar de ce qui est proposé par les grandes enseignes de l’hôtellerie, proposer un livret digital à vos locataires pour chaque réservation est une fonctionnalité avancée :

Vos clients y retrouveront les détails de leur réservation, le contrat de location, la description du logement, les détails pour les paiements comme par exemple vos coordonnées bancaires pour les virements.

Quand la réservation est établie, les clients reçoivent un lien vers un espace personnel privé. Ils y retrouvent les informations sur leur réservation mais peuvent également :

• Valider le contrat de location
• Payer l’acompte et le Solde
• Retrouver la ou les factures du séjour
• Le but est d’avancer dans le suivi de la réservation. Les locataires valident le contrat mais peuvent également payer. Cela dépend de la fonctionnalité que vous avez choisie.

Les éléments utiles pour faire vos mailings

Un mailing personnalisé est un bon moyen de promouvoir son activité. Il est aussi très apprécié par une clientèle d’habitués et fidèles.

Vous pouvez l’utiliser lors des fêtes de fin d’années ou pour des occasions spéciales. L’outil permet de choisir vos destinataires et d’exporter les données vers votre outil de mailing favori.

Faites par exemple un mailing pour vos voeux. Quand vous aurez un historique fourni, ce mailing vous rapportera à peu de frais quelques réservations supplémentaires très appréciées, notamment pour des locataires fidèles que vous connaissez déjà et que vous avez appréciés.