Logiciel de gestion des réservations pour les gîtes et chambres d'hôtes

Enregistrement de la réservation

L'enregistrement de la réservation permet de prendre en compte tous les éléments pour éditer le contrat de location : les informations sur le client, le gîte ou la chambre concernés, les dates du séjour, options et services additionnels.

La fiche client comporte les informations habituelles: genre, nom et prénom du client, l'adresse postale de son domicile, email, téléphones fixe et portable. On note également le nombre de personnes qui participeront au séjour (adultes, enfants et bébés), ce qui permet le calcul automatique de la taxe de séjour.

Cette fiche client permet de noter bien d'autres informations utiles, et vous pouvez créer des segmentations de clients repérées par une couleur, des infos complémentaires qui vous aideront à retrouver la fiche après quelques années d'exploitation, quand vous aurez plusieurs centaines d'anciens clients.

Nous avons également prévu des outils de validation des données du client, de recherche d'informations via les pages blanches, goole maps, etc ...

Options et Services

Si vous proposez des services additionnels, ils peuvent être pris en compte dès la réservation (kits linge, ménage, draps, ... ) ou être ajoutés en extra pendant le séjour.

Vous allez définir un montant d'acompte (par exemple 25%), pourrez ajouter des frais de dossier, une remise commerciale.

Dans le cas de réservations venant d'OTA (par exemple AirBnb, Booking, VRBO, ...) vous saisirez la commission sur vente, ce qui vous permettra d'avoir des statistiques et un récapitulatif en fin de saison.

C'est également lors de l'enregistrement de la réservation que vous définissez la date limite d'option de confirmation de la réservation par la réception de l'acompte et du contrat signé (papier ou électronique). Le copilote vous prévient automatiquement lorsque ces dates sont dépassées pour que vous puissiez faire des relances avec l'outil d'emails automatisés.

Edition automatique du contrat de location

Une fois les données de réservation enregistrées, le logiciel permet d'éditer et envoyer automatiquement le contrat de location.

Le contrat est formé des conditions générales, des conditions particulières (dates, hébergement, client) et ainsi de la fiche descriptive du bien loué.

La plupart du temps, le logiciel vous permet d'envoyer automatiquement l'email avec le résumé de la réservation et le contrat à votre client. Il pourra alors accéder à son espace "réservation", un lien privé propre à chaque réservation où il trouvera toutes les informations sur sa réservation, l'état d'avancement et pourra payer l'acompte et le solde.

Quand les vacanciers demandent à ce qu'il y ait un contrat écrit signé, vous avez la possibilité d'envoyer un email dans lequel votre client trouvera toutes les instructions pour éditer les pièces, les signer et vous les envoyer par courrier avec le paiement de l'acompte ; vous avez toujours la possibilité d'imprimer le contrat et le courrier d'envoi lorsque cela est nécessaire.

Vous pourrez enregistrer le paiement de l'acompte, soit de façon simplifiée soit avec tous les détails dont vous avez besoin. Il est possible d'enregistrer plusieurs paiements complémentaires ou un paiement pour plusieurs réservations. Le logiciel s'adapte à toutes les situations.

Le paiement du solde

Le système vous permet de choisir quand le client devra payer le solde. La plupart des propriétaires préfère recevoir le solde un mois avant l'arrivée afin d'avoir le temps de revendre le créneau en cas de désistement.

Vous pouvez ajuster ce délai selon vos habitudes et y déroger par réservation, par exemple en acceptant un paiement du solde à l'arrivée.

Le logiciel vous préviendra automatiquement dans la liste des tâches à réaliser lorsqu'il y a un retard de paiement du solde.

En cas de relance nécessaire, les outils proposent des e-mails types, que vous pourrez ajuster à votre convenance. ces e-mails sont personnalisés automatiquement avec les informations de la fiche client et de la réservation.

Vous pourrez enregistrer un ou plusieurs paiements pour le solde et passerez alors la réservation valide et payée et attendre l'arrivée de vos clients.

Il est possible de placer des post-its sur la résa lorsque vous savez que vous avez des actions à mener avant l'arrivée.

Gestion des arrivées et départs

Le logiciel vous permet d'éditer automatiquement une fiche arrivée/départ dans laquelle seront récapitulées les options et qui vous permettra de noter les éléments variables du séjour.

Par exemple si vous demandez une participation aux frais de chauffage ou l'eau consommée, vous pourrez effectuer les relevés de compteur et noter la consommation.

De la même façon, un client qui prendra des services complémentaires signera en fin de séjour la fiche départ avec tous ces éléments notés.

Lors de l'arrivée, en fonction de votre cas vous aurez peut-être à faire signer des documents complémentaires, par exemple nous proposons des attestations de bon usage d'une pisicine ou d'internet.

Dans les outils, il est possible de décrire un inventaire complet du gîte. Pour les arrivées et les départs, vous pourrez éditer une fiche support pour l'état des lieux qui fait référence à cet inventaire.

En quelques clics, vous pourrez donc préparer les documents d'arrivée et départ de vos clients. C'est un atout pour gérer la course entre les départs de clients et les arrivées des suivants.

Et pour des arrivées à distance, par exemple avec un code porte, le client pourra retrouver le code et des instructions dans son espace réservation.

Pour ceux qui ont beaucoup de gîtes, nous proposons un registre des départs et arrivées que vous pourrez éditer pour votre point d'accueil.

Facturation et clôture réservation

Une fois la réservation terminée, vous vérifiez que tous les éléments financiers sont en ordre et vous faites la facturation.

Le système de facturation est souple et complet, vous permet d'éditer des factures d'acompte et solde, ou en un seul clic établit la facture du séjour avec les extras.

Le logiciel permet de gérer plusieurs taux de TVA, des facturations multiples, les avoirs, l'acquittement, l'envoi par email, l'édition en PDF, et une facture aux normes avec une numérotation selon vos choix.

Un grand livre des factures est disponible, regroupant les informations sur les factures, le client et la réservation, outils très pratique pour le comptable.

Vous trouverez également des statistiques de suivi de votre saison: chiffre d'affaires, taux de remplissage, synthèse provenance clients, le récapitulatif des commissions, de la taxe de séjour.